Paradigma Manajemen yang Berubah
Disari dari buku:
RICHARD L. DAFT,
Vanderbilt University
MANAJEMEN Edisi Kelima,Jilid 1
Tujuan Pembelajaran
Setelah mempelajari bab ini, Anda harus mampu:
Menjelaskan revolusi manajemen dan bagaimana pengaruhnya terhadap Anda sebagai seorang calon manajer.
Menggambarkan empat fungsi manajemen dan tipe aktivitas manajemen yang bersangkutan.
Menjelaskan perbedaan antara efisiensi dan efektivitas serta pentingnya kedua hal itu bagi prestasi organisasi.
Mendefinisikan manajer fungsional, umum, dan proyek.
Menggambarkan keterampilan-keterampilan konseptual, interpersonal, dan teknis serta relevansinya bagi manajer dan nonmanajer.
Mendefinisikan sepuluh peranan yang dapat dilakukan manajer dalam organisasi.
Menggambarkan paradigma menajemen baru dan hal-hal yang harus dipersiapkan manajer pada masa depan
Definisi Manajemen
Manajemen (management) adalah pencapaian sasaran-sasaran organisasi dengan cara yang efektif dan efisien melalui perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian sumberdaya organisasi.
Empat Fungsi Manajemen
Perencanaan
Pengorganisasian
Kepemimpinan
Pengendalian
Fungsi-fungsi Manajemen
Perencanaan
Perencanaan (planning) berarti penentuan sasaran sebagai pedoman kinerja organisasi di masa depan dan penetapan tugas-tugas serta alokasi sumberdaya yang diperlukan untuk mencapai sasaran organisasi.
Pengorganisasian
Pengorganisasian (organizing) melibatkan penetapan tugas-tugas ke dalam departemen dan pengalokasian sumberdaya ke berbagai departemen.
Kepemimpinan
Kepemimpinan (leading) adalah penggunaan pengaruh untuk memotivasi karyawan agar mencapai sasaran organisasi.
Pengendalian
Pengendalian (controlling) artinya memantau aktivitas karyawan, menjaga organisasi agar tetap berjalan ke arah pencapaian sasaran, dan membuat koreksi bila diperlukan.
Beberapa istilah
Organisasi (organization) adalah sebuah entitas sosial yang berorientasi pada sasaran dan mempunyai struktur yang direncanakan dengan baik.
Entitas sosial (social entity) artinya terdiri dari dua orang atau lebih.
Efektifitas (effectiveness) adalah seberapa jauh organisasi berhasil mencapai sasaran yang ditetapkan.
Efisiensi (efficiency) adalah pemakaian sumberdaya seminimal mungkin – bahan baku, uang, dan manusia – untuk meraih output dalam jumlah tertentu.
Keterampilan-keterampilan Manajemen
Konseptual
Interpersonal
Teknis
Keterampilan konseptual (conceptual skill)
Kemampuan kognitif untuk melihat organisasi sebagai suatu kesatuan dan memahami hubungan antar komponen-komponennya.
Keterampilan Interpersonal (human skill)
Keahlian untuk bekerja dengan dan melalui orang lain dan untuk bekerja secara efektif sebagai anggota sebuah kelompok.
Keterampilan Teknis (technical skill)
Pemahaman dan kemahiran dalam melaksanakan tugas-tugas tertentu.
Tingkat Manajemen (perbedaan vertikal)
Manajer Puncak
Manajer Madya
Manajer Lini Pertama
Non manajer (Perorangan)
Tingkatan Manajemen dalam Hirarki Organisasi
Tingkatan Manajemen dalam Hirarki Organisasi
Manajer puncak (top manager)
Seorang manajer yang berada di puncak hirarki organisasi dan bertanggung jawab atas organisasi secara menyeluruh.
Contoh: presiden, ketua, direktur eksekutif, chief executive officer (CEO), dan executive vice president
Manajer madya (middle manager)
Manajer yang bekerja pada level menengah dari organisasi dan bertanggung jawab atas departemen-departeman penting.
Contoh: kepala departemen, kepala divisi, manajer pengendalian kualitas, dan direktur lab. Riset.
Manajer proyek (project manager)
Seorang manajer yang bertanggung jawab atas sebuah proyek temporer, yang melibatkan karyawan-karyawan yang berada pada level organisasi yang sama.
Manajer lini depan (first-line manager)
Seorang manajer yang berada pada level manajemen pertama atau kedua dan bertanggung jawab secara langsung atas produksi barang dan jasa.
Contoh: supervisor, manajer lini, kepala seksi, dan manajer kantor
Perbedaan horisontal
Manajer fungsional
General manager
Manajer fungsional (functional managers)
Seorang manajer yang bertanggung jawab mengelola sebuah departeman yang mengerjakan suatu tugas fungsional tunggal dan diisi oleh karyawan-karyawan yang memiliki pelatihan dan keahlian yang sama.
Meliputi: periklanan, penjualan, keuangan, SDM, pabrikasi, dan akuntasi.
General manager
Seorang manager yang bertanggung jawab mengelola beberapa departemen yang mengerjakan fungsi-fungsi yang berbeda.
Peran (role) manajer
Peran informasional (informasional roles)
Menggambarkan aktivitas-aktivitas yang digunakan untuk menjaga dan mengembangkan sebuah jaringan informasi.
Peran interpersonal (interpersonal roles)
Menyangkut hubungan dengan orang lain dan berkaitan dengan keterampilan interpersonal.
Peran pengambil keputusan (decisional roles)
Berhubungan dengan peristiwa-peristiwa di mana manajer harus membuat sebuah pilihan dan mengambil tindakan.
Memimpin Revolusi Manajemen
Bagaimana Anda belajar menjadi seorang manajer di dunia yang tak pasti dan berubah cepat?
Manajemen adalah sebuah seni dan juga ilmu.
Seni karena banyak ketrampilan yang tak dapat dipelajari dari sebuah buku. Manajemen membutuhkan latihan, seperti golf, tenis, atau basket.
Ilmu karena pengetahuan yang berkembang dan fakta-fakta objektif membentuk manajemen dan bagaimana menciptakan efektivitas organisasi
Menjadi seorang manajer sukses membutuhkan campuran antara pembelajaran formal dan latihan, seni dan ilmu.
Paradigma Manajemen yang Berubah
Paradigma (paradigm) adalah sebuah pemahaman umum menyangkut cara-cara berpikir, cara memandang, dan memahami dunia.
Perubahan-perubahan dalam cara berpikir terjadi dalam masyarakat, dan hal ini pada gilirannya mempengaruhi organisasi, menyebabkan perubahan dalam pemikiran dan perilaku manajemen. Perubahan utama adalah dari organisasi vertikal tradisional menjadi sesuatu yang dinamakan Organisasi Pembelajar.
Organisasi Pembelajar
Secara tradisional, struktur organisasi umum adalah struktur di mana aktivitas dikelompokkan oleh fungsi umum dari bawah ke atas organisasi.Keseluruan organisasi dikoordinasi dan dikontrol melalui hirarki vertikal, dengan wewenang pembuatan keputusan terletak pada manajer tingkat atas.Organisasi-organisasi tradisional dicirikan dengan tugas-tugas rutin dan dispesialisasi, serta prosedur pengendalian standar. Organisasi-organisasi ini sangat efektif dalam waktu yang stabil, namun sering tak bekerja dengan baik dalam lingkungan yang berubah cepat. Sebagai reaksinya, banyak perusahaan beralih ke paradigma baru dan menjadi ORGANISASI PEMBELAJAR.
Dalam paradigma baru, tanggung jawab utama para manajer bukan membuat keputusan, tapi menciptakan kemampuan belajar dalam keseluruhan organisasi. Para karyawan di lini depan secara rutin membuat keputusan dan bukan mengajukannya kepada hirarki untuk mendapat persetujuan.
Tidak ada sebuah model dari organisasi pembelajar; istilah ini merupakan sebuah filosofi atau sikap mengenai apakah sebuah organisasi itu dan peran para karyawan.
Setiap karyawan dalam organisasi berpatisipasi dalam mengidentifikasi dan memecahkan masalah karena mereka mengerti visi dan tujuan jangka panjang organisasi.
Peralihan ke ORGANISASI PEMBELAJAR adalah sebuah akibat dari sejumlah kekuatan menonjol yang mempengaruhi organisasi dan manajer di masa sekarang.
Paradigma manajemen yang berubah
Kekuatan-kekuatan yang Mempengaruhi Organisasi
Perubahan paling mencolok yang tengah mempengaruhi organisasi dan manajer adalah globalisasi.
Globalisasi membawa kebutuhan akan inovasi tanpa henti, perhatian yang lebih besar akan kualitas, reaksi yang cepat, produktivitas yang meningkat, dan tingkatan baru dalam pelayanan konsumen.
Kompetisi global juga telah memicu kebutuhan akan pendekatan-pendekatan manajemen baru yang menekankan pelimpahan wewenang kepada pekerja dan keterlibatan karyawan.
Sekarang , para manajer harus mengerti pola silang budaya dan sering bekerja dengan anggota tim dari berbagai negara yang berbeda.
Teknologi lebih bersifat elektronik dan bukan mekanis, saat dunia perlahan-lahan bergeser dari tenaga kerja yang memproduksi material menjadi angkatan yang mengelola informasi.
Untuk menghadapi transformasi-transformasi yang cepat ini, organisasi belajar menghargai perubahan dan bukan stabilitas.
Perubahan menuju paradigma baru manajemen berarti para menajer sekarang harus memikirkan kembali pendekatan mereka untuk mengorganisasi, mengarahkan, dan memotivasi para karyawan.
Kompetensi Manajemen Baru
Kecakapan manajer yang penting bagi semua manajer dalam dunia baru organisasi:
Menjaga hubungan dengan para pelanggan dan karyawan setiap hari, dan bukan fokus tunggal pada laba
Fleksibel dan beradaptasi, dapat merespon kebutuhan pelanggan dan karyawan dengan cepat.
Lebih mementingkan pencarian cara untuk memanfaatkan wawasan karyawan, dengan memberi kebebasan kepada mereka untuk membuat keputusan dan memecahkan masalah dan bukan sekedar mengeluarkan perintah.
Kepemimpinan (leadership) disebarkan ke seluruh organisasi, dan para manajer lebih membagi kekuasaan dan bukan menimbunnya.
Model manajer yang mengontrol para karyawan tak lagi berlaku dalam sebuah dunia yang berubah cepat dalam teknologi, keragaman, dan kompetisi global. Sebaliknya, para manajer bertindak sebagai pelatih dan pemberi fasilitas, melibatkan setiap orang dan berkomitmen.
Setiap orang diberi kesempatan utuk menjadi seorang pemimpin.
Pemberian kebebasan dan tanggung jawab kepada para karyawan adalah cara terbaik untuk meningkatkan pemikiran perusahaan.
Keterampilan membangun tim (team building) penting bagi para manajer sekarang.
Ringkasan dan Solusi Manajemen
Bab ini memperkenalkan sejumlah konsep penting dan menggambarkan sifat menajemen yang berubah. Kinerja tinggi membutuhkan penggunaan berbagai sumber daya organisasi yang efisien dan efektif melalui empat fungsi manajemen, yaitu: perencanaan, pengorganisasian, memimpin, dan pengendalian. Untuk melakukan keempat fungsi ini, para manajer membutuhkan tiga keterampilan-konseptual, interpersonal, dan teknis. Keterampilan konseptual adalah lebih penting pada puncak hirarki; keterampilan interpersonal adalah penting di setiap tingkat; dan keterampilan teknis adalah paling penting untuk manajer lini depan.
Dua karakteristik dari perkerjaan manajerial juga dijelaskan dalam Bab ini: 1) Aktivitas-aktivitas manajerial meliputi keragaman, pembagian, dan ringkasan dan 2) Para manajer melakukan banyak sekali pekerjaan tanpa henti. Manajer juga diharapkan untuk melakukan aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan 10 peran: peran informasional untuk memonitor, penyebar informasi, dan jurubicara; peran interpersonal dari kepala figur, pemimpin, dan penghubung; dan peran pengambil keputusan dari pengusaha, penanganan gangguan, alokator sumberdaya, dan negosiator.
Karakteristik-karakteristik menajemen ini masih akurat, tapi karakter tersebut dipakai dalam sebuah dunia baru dari ketidakteraturan, keragaman, dan globalisasi yang meningkat. Sebuah paradigma manajemen baru muncul. Kekuatan-kekuatan baru yang mempengaruhi organisasi meliputi globalisasi pasar, keragaman tenaga kerja yang meningkat, peralihan ke teknologi informasi elektronik, dan penekanan pada perubahan dan bukan pada kestabilan. Para manajer sekarang mengedepankan pelanggan dan karyawan dan bukan laba. Kepemimpinan disebar luas dan pelimpahan wewenang diterapkan, hampir semua pekerjaan dilakukan oleh tim. Para manajer memberi kesempatan pada karyawan bagi pertumbuhan pribadi dan pemenuhan diri, serta menekankan kolaborasi dan bukan kompetisi dan konflik. Tanggung jawab utamamanajer adalah menciptakan kemampuan belajar, dan banyak perusahaan menjadi Organisasi Pembelajar. Menciptakan Organisasi Pembelajar merupakan tantangan bagi para manajer masa depan.
Manajemen dalam Praktik:
Latihan melalui Pengalaman
Daftar Pertanyaan Sikap Manajemen
Berikanlah nilai pada pertanyaan-pertanyaan berikut ini berdasarkan skala di bawah ini:
5 Saya selalu seperti ini
4 Saya serin seperti ini
3 Saya kadang-kadang seperti ini
2 Saya jarang seperti ini
1 Saya tak pernah seperti ini
__ 1. Saat saya mempunyai sejumlah tugas atau pekerjaan rumah, saya menyusun prioritas dan pekerjaan menurut deadline. K
__ 2. Hampir semua orang akan menggambarkan saya sebagai seorang pendengar yang baik. I
__ 3. Saat saya sedang memutuskan sebuah tindakan tertentu untuk diri sendiri (seperti hobi untuk dilakukan, bahasa untuk dipelajari, pekerjaan apa yang akan diambil, mau terlibat dalam proyek khusus apa), saya biasanya akan mempertimbangkan implikasi jangka panjang (tiga tahun atau lebih) mengenai apa yang akan saya pilih untuk dikerjakan. K
__ 4. Saya lebih suka kursus-kursus teknis atau kuantitatif daripada yang melibatkan kesusteraan, psikologi, atau sosiologi. T
__ 5. Saat saya mengalami ketidaksepakatan yang serius dengan seseorang, saya akan tetap di sana dan membicarakannya sampai masalah itu sepenuhnya dipecahkan. I
__ 6. Saat saya mempunyai sebuah proyek atau pekerjaan, saya benar-benar memasuki perinciannya daripada masalah ‘gambaran besar”nya. K
__ 7. Saya lebh suka duduk di depan komputer daripada menghabiskan banyak waktu dengan orang-orang. T
__ 8. Saya mencoba untuk melibatkan orang-orang lain dalam aktivitas atau saat ada diskusi. I
__ 9. Saat saya mengambil kursus, saya menghubungkan apa yang saya sedang pelajari dengan kursus-kursus lain yang telah saya ambil atau konsep-konsep yag telah saya pelajari di tempat lain. K
__ 10. Ketika seseorang membuat kesalahan, saya ingin mengoreksi orang itu dan membiarkannya tahu akan jawaban atau pendekatan yang benar.* I
__ 11. Saya pikir lebih baik mengefisienkan waktu saya saat berbicara dengan seseorang daripada mencemaskan kebutuhan orang lain, supaya saya dapat meneruskan pekerjaan saya sesungguhnya. T
__ 12. Saya mengetahui visi karir jangka panjang saya, keluarga, dan aktivitas-aktivitas lain serta telah memikirkannya dengan hati-hati. K
__ 13. Saat memecahkan problem, saya jauh lebih suka menganalisis data atau stastistik daripada bertemu dengan kelompok atau orang-orang. T
__ 14. Ketika saya sedang bekerja pada sebuah proyek kelompok dan seseorang tidak sepenuhnya ikut andil, saya tampaknya lebih suka mengeluh pada teman-teman daripada menghadapi si pengelak tugas itu.* H
__ 15. Membicarakan ide atau konsep dapat membuat saya sungguh antusias dan bergairah. K
__ 16. Tipe kursus manajemen yang digunakan buku ini benar-benar memboroskan waktu.
__ 17. Saya pikir lebih baik untuk sopan dan tidak melukai perasaan orang lain.* I
__ 18. Bagi saya data atau hal-hal lebih menarik daripada orang-orang. T
Kunci penilaian
Tambahkan total nilai untuk bagian-bagian berikut.
Perhatikan bahwa soal yang diberi tanda bintang dinilai terbalik, seperti:
1 Saya selalu seperti ini
2 Saya sering seperti ini
3 Saya kadang-kadang seperti ini
4 Saya jarang sperti ini
5 Saya tak pernah seperti ini
1, 3, 6, 9, 12, 15 Nilai total Keterampilan Konseptual ________
2, 5, 8, 10, 14, 17 Nilai total Keterampilan Interpersonal ________
4, 7, 11, 13, 16, 18 Nilai total Keterampilan Teknis ________
*penilaian terbalik
CATATAN: Latihan ini disumbangkan oleh Dorothy Marcic.
Keterampilan-keterampilan di atas adalah tiga kecakapan yang dibutuhkan untuk menjadi seorang manajer yang baik. Idealnya, seorang manajer harus kuat (tidak perlu sama) dalam ketiga keterampilan itu semua. Siapapun yang kelihatan lemah dalam keterampilan mana pun harus mengambil kursus dan membaca untuk membangun keterampilan itu.
Postingan
